Поиск данных на сайтах SharePoint

Поиск данных позволяет проверять файлы, расположенные на сайтах SharePoint, на наличие в них данных определенных категорий.

С помощью поиска данных вы можете решать следующие задачи:

• Обнаруживать все сайты SharePoint, на которых в текущий момент хранятся файлы, содержащие данные категорий.
• Выборочно проверять сайты SharePoint на наличие файлов, содержащих данные определенных категорий. Например, вы можете получить информацию о расположении в ненадлежащем месте файлов с финансовыми или личными данными сотрудников.
• С помощью категорий данных искать на сайтах SharePoint определенные файлы. Например, вы можете обнаружить файл, если неизвестны его имя и формат, но известно, какую информацию он может содержать и на каком сайте SharePoint он может храниться.

Во время поиска данных нагрузка на серверы SharePoint увеличивается. Для сохранения баланса нагрузки администратор может ограничить список серверов SharePoint, на которых доступен поиск данных. Если в таблице задач в столбце Статус напротив запущенной задачи отображается сообщение Нет доступных серверов, обратитесь к администратору для получения разрешений на запуск задачи. Администратор внесет изменения в настройки параметров Модуля DLP.

Управление задачами поиска

Поиск данных на сайтах SharePoint реализован в виде задач поиска.

Для каждой задачи вы можете настроить следующие параметры:

• тип проверки (полная или инкрементальная);
• категории данных, по которым выполняется поиск;
• сайты SharePoint, на которых выполняется поиск;
• режим и расписание запуска задачи;
• действия программы при обнаружении файлов, соответствующих условиям поиска.

  При обнаружении файлов программа может создавать инциденты и записывать информацию о событии в журнал событий Windows.

Вы можете добавить несколько задач поиска для проверки разных сайтов SharePoint на наличие файлов, содержащих данные разных категорий. При необходимости вы можете изменить параметры задачи поиска.

Если во время поиска данных будут изменены категории данных, выбранные для поиска (например, удалены некоторые ключевые термины или добавлены новые табличные данные), то программа продолжит поиск файлов по измененным категориям данных. Найденные файлы программа не проверяет повторно.

Программа выполняет поиск данных в фоновом режиме. Независимо от расписания запуска задачи вы можете вручную запустить или остановить задачу поиска в любой момент.

Во время поиска программа не проверяет системные файлы.

Процесс выполнения задачи отображается в виде индикатора. Индикатор показывает информацию о процентном соотношении проверенных файлов к общему количеству файлов, хранящихся на выбранных сайтах SharePoint.

Оптимизация поиска данных

Во время повторных запусков задачи программа может выполнять инкрементальную проверку, то есть проверять только те файлы, которые изменились с момента предыдущего запуска задачи. Инкрементальная проверка позволяет сократить время выполнения задачи и снизить нагрузку на сервер SharePoint. Вы можете включить инкрементальную проверку в параметрах задачи. Если инкрементальная проверка выключена, программа проверяет все файлы, соответствующие условиям поиска.

Обработка результатов поиска

После выполнения задачи программа создает отчет о результатах поиска.

Каждый отчет содержит таблицу со списком файлов, соответствующих параметрам поиска. Название отчета формируется автоматически и соответствует названию задачи, по которой он сформирован.

При необходимости вы можете сохранить отчет, чтобы просматривать данные о результатах поиска, не открывая Консоль управления.

На основании результатов поиска можно анализировать текущее состояние защиты данных на SharePoint и при необходимости вносить изменения в политики.